Uno dei problemi che più affligge i responsabili di marketing digitale nella fase di comunicazione di offerte e proposte commerciali ai propri destinatari è proprio l’incubo di finire nello spam dei propri contatti quando si tenta la creazione e l’invio di newsletter a fini commerciali, rischiando di finire nel dimenticatoio per sempre. Fabrizio di OpenDEM, piattaforma italiana per la gestione di newsletter, ci ha concesso una intervista per scoprire le pratiche migliori per assicurare l’efficienza del nostro Email Marketing.
Spesso si parla di black list e spam degli indirizzi e-mail dei clienti, c’è spesso molta confusione a riguardo, sono la stessa cosa?
Assolutamente no, c’è una bella differenza tra black list e spam. La prima riguarda principalmente indirizzi IP e domini e-mail che hanno ricevuto delle segnalazioni e che non risultano autorizzati ad inviare comunicazioni. Si tratta quindi di un fenomeno evitabile che si può prevenire in buona parte comportandosi in modo coscienzioso nel contatto con i clienti. La seconda invece riguarda uno stato raggiunto a seguito di un’azione da parte del destinatario che segnala l’indirizzo da cui proviene la comunicazione. Da quel momento sarai considerato spam. In sintesi, possono essere considerati l’uno la conseguenza dell’altro: se vieni messo in black-list sarai considerato spam.
Per quali motivi si finisce nello spam? Quali sono le cause maggiori che portano una newsletter ad essere considerata spam?
Principalmente, le cause che possono portare una newsletter a finire nello spam sono due: o per via delle scelte fatte dal destinatario o per una delle cosiddette spam trap o honeypot. Nel primo caso, accade esattamente quello che ho detto in precedenza, un destinatario, anche se si è iscritto alla lista contatti consegnando il suo indirizzo e-mail, segnala l’indirizzo da cui proviene la comunicazione come spam. Il motivo alla base di questa decisione può variare dal disinteresse nei confronti di una determinata informazione, alla poca professionalità con la quale questa informazione è offerta o dalla insistenza con cui riceve le newsletter. Come può notare, due motivazioni su tre trovano facile rimedio nell’utilizzo di strumenti professionali per l’invio di newsletter. Io personalmente lavoro ad OpenDEM, sappiamo perfettamente che assicurare prestazioni professionali per la creazione di grafiche accattivanti e permettere la personalizzazione di ogni messaggio anche a chi non ha competenze approfondite di Email Marketing e grafica è una chiave fondamentale per far fronte a questo problema.
Nel caso invece delle cosiddette spam trap o honeyport bisogna fare una distinzione tra spam trap incontaminate e spam trap riciclate. Quelle incontaminate consistono in indirizzi e-mail creati con il fine di diventare spam trap, non sono iscritti a mailing list o database, questo gli permette di scoprire facilmente le e-mail derivanti da spam. Diventa chiaro che quelle ricevute sono frutto di scraping o acquisti di contatti da database di indirizzi email, motivo per cui queste pratiche sono fortemente sconsigliate per le aziende. Un e-mail che finisce nella lista nera tramite spam trap dovrà vedersela non solo con la limitazione di finire nella black list della propria utenza, ma anche con un danno di immagine non indifferente, visto che si tratta di pratiche illegali.
Per quanto riguarda invece le spam trap riciclate, si tratta solitamente di indirizzi non utilizzati da svariati anni e che vengono utilizzate esattamente come le spam trap incontaminate. La differenza sta nel fatto che verranno monitorare non solo le e-mail derivanti dal precedente utilizzo, ma anche le e-mail ricevute da nuovi indirizzi.
Come si può evitare di finire nello spam con la propria newsletter?
Per evitare di essere inseriti in black list con OpenDEM adottiamo strategie che mettono al sicuro il cliente, proteggendo la comunicazione B2C. In primis, diamo la possibilità attraverso il double opt-in di mandare newsletter solo agli indirizzi che hanno dato esplicito consenso di voler ricevere e-mail. Si tratta di un processo in due passaggi per le nuove iscrizioni ad una specifica mailing list. Inoltre, invitiamo tutti coloro che utilizzano OpenDEM a non utilizzare o acquistare liste di indirizzi e-mail da terzi.
Ad ogni modo, la chiave sta nel sapere analizzare bene la situazione che ci si trova davanti prima di inviare newsletter. Questo significa domandarsi se il destinatario è veramente interessato alla comunicazione e se c’è effettivamente il rischio di essere percepiti come indesiderati. In conclusione, con il nostro servizio, diamo la possibilità, ereditando ogni dato da newsletter a newsletter, di inserire automaticamente un link di cancellazione per gli utenti che intendono rimuoversi dalla lista dei contatti. Chiaramente questa è una pratica a discrezione di chi utilizza OpenDEM, non di un obbligo.
In particolare, OpenDEM si occupa di assicurare i più alti standard di sicurezza offrendo un servizio che rispetti la GDPR. Questo significa, ad esempio, tenere sempre sotto controllo la reputazione degli IP e dei server che utilizziamo, assicurando così anche un’ottima reputazione al mittente. Facendo un altro esempio pratico, assicuriamo a chi vuole usufruire di OpenDEM di tenere pulite le liste di destinatari, in questo modo difficilmente le newsletter verranno inviate più volte, evitando quindi di finire nello spam. Tutto ciò chiaramente è possibile tramite dei tool di verifica che permettono di gestire i destinatari di una newsletter rimuovendo contatti duplicati, gestendo delle liste sia in single che in double opt-in, verificando i domini in fase di importazione, rimuovendo automaticamente i destinatari inesistenti e rimuovendo i destinatari che hanno fatto domanda di cancellazione.
Fattore importante, è essere in possesso di un mittente verificato, vantaggio offerto da piattaforme per la creazione e l’invio di newsletter come ad esempio OpenDEM. Poter inviare newsletter da un mittente verificato significa poter inviare comunicazioni da server riconosciuti come attendibili. I client sono molto più propensi a ricevere posta da mittenti autorizzati e verificati. Tutto questo riduce notevolmente la probabilità di essere riconosciuti come spam.
